Ce face ca un workplace să funcționeze cu adevărat?

Este suficient să fie bine proiectat, ergonomic și atractiv sau trebuie să ne uităm mai atent la ceea ce oamenii au nevoie să facă acolo, la felul în care vor să lucreze și, mai ales, la ceea ce nu mai așteaptă de la birou?

Pornind de la aceste întrebări, GreenForest a reunit recent, la sediul companiei, colegi din zona de design și vânzări, alături de profesioniști din HR, arhitectură și facility management. Întâlnirea a fost organizată şi outdoor și a fost, în sine, un context potrivit pentru o discuție despre felul în care spațiul poate influența experiența de lucru.

Tema întâlnirii a urmărit un traseu simplu în aparență:

Great Design → Better Workplace Experience → Better Work → Business Value

În realitate, fiecare dintre aceste etape ridică întrebări mult mai complexe.

Nu mai proiectăm doar spații. Proiectăm contexte de lucru.

Un workplace bun nu pornește de la birou, scaun, canapea sau sala de meeting. Pornește de la activitățile care trebuie să se întâmple acolo.

Oamenii au nevoie de spații pentru concentrare, colaborare, comunicare, întâlniri, învățare sau pauză, însă proporția dintre acestea diferă de la o organizație la alta. Mai mult, aceeași persoană poate avea nevoie de contexte diferite pe parcursul aceleiași zile.

De aceea, designul workplace-ului nu poate fi separat de modul în care funcționează organizația.

Discuția despre workplace merge, așadar, dincolo de estetică și chiar dincolo de ergonomie. Ea pornește de la înțelegerea oamenilor și a modului în care lucrează:

Cum lucrează oamenii? De ce au nevoie pentru a-și face treaba bine? Ce îi ajută să se concentreze, să colaboreze și să comunice mai ușor? Când au nevoie de retragere și când au nevoie de conexiune? Și ce îi ajută să se simtă bine în timpul petrecut la muncă?

Wellbeing-ul nu înseamnă să transformăm biroul într-un loc de entertainment

Una dintre ideile importante desprinse din discuție a fost legată de wellbeing și de felul în care acesta trebuie înțeles astăzi.

În ultimii ani, multe workplace-uri au introdus zone de relaxare, jocuri, lounge-uri sau alte facilități menite să facă biroul mai atractiv. Oare este această direcție încă la fel de relevantă pentru oameni?

Discuția dintre participanți a ridicat o perspectivă interesantă: poate că oamenii nu mai așteaptă de la locul de muncă să le ofere, pe lângă spațiul de lucru, cât mai multe dintre formele de relaxare și socializare pe care le găsesc în afara acestuia.

Ei vin la birou pentru a lucra și își doresc ca acest lucru să fie posibil într-un mod cât mai bun: să se poată concentra, să poată colabora, să aibă intimitate atunci când au nevoie, să nu fie deranjați inutil și să poată controla, într-o anumită măsură, felul în care își desfășoară activitatea. Pentru partea de socializare și entertainment, viața din afara jobului rămâne importantă. Este o nuanță importantă.

Wellbeing-ul în workplace nu înseamnă neapărat mai multe facilități. Poate însemna un mediu care îți permite să îți faci bine treaba, fără să te epuizeze.

Asta poate însemna lumină bună, acustică potrivită, ergonomie, acces la natură, posibilitatea de a alege între mai multe tipuri de spații, dar și control asupra propriului mediu de lucru.

Outdoor-ul: nu o atracție, ci o alternativă

În acest context, și componenta outdoor capătă un alt sens.

Lucrul ocazional în aer liber nu trebuie privit ca o extensie a zonei de entertainment a biroului. Poate fi pur și simplu o alternativă de lucru și de recuperare, disponibilă atunci când activitatea permite.

Schimbarea temporară a mediului poate introduce o altă experiență senzorială și poate oferi acces la lumină naturală și natură. Cercetările privind expunerea la natură în timpul programului de lucru indică beneficii în zona recuperării psihologice și a reducerii stresului, deși efectele depind de context, durată și tipul activității.

Asta înseamnă că un spațiu outdoor bine gândit nu trebuie să fie neapărat spectaculos. Nu trebuie să fie o „destinație” în sine.

Poate fi pur și simplu încă un loc în care poți lucra, discuta sau lua o pauză, atunci când ai nevoie de o schimbare. Mai puțin static. Mai mult adaptabil.

Mobilier adaptabil pentru un workplace în schimbare

O altă idee care a rezultat din discuție a fost legată de produsele din workplace. Dacă activitățile se schimbă, dacă echipele se reorganizează și dacă modurile de lucru devin mai diverse, cât de mult sens mai are mobilierul proiectat pentru o singură configurație?

Un exemplu simplu este biroul. În locul unui produs care are o singură funcție și rămâne într-o singură configurație, putem vorbi despre produse modularizabile și reconfigurabile, care pot fi adaptate în funcție de activitate. Un spațiu poate avea nevoie astăzi de posturi individuale, mâine de lucru în echipă, iar ulterior de o configurație pentru workshop sau întâlnire. Dacă mobilierul poate participa la aceste transformări, spațiul devine mai flexibil fără să fie nevoie de intervenții majore de fiecare dată.

Aici designul produsului începe să răspundă unei realități mai largi: workplace-ul nu mai este un decor fix pentru o organizație fixă. Organizațiile se schimbă. Echipele se schimbă. Activitățile se schimbă. Iar produsele trebuie să poată ține pasul cu ele.

De la experiență la performanță

Toate aceste discuții duc, în final, la întrebarea despre business value. Dacă investim în design, ergonomie, acustică, tehnologie, natură sau produse reconfigurabile, care este valoarea pentru organizație? Răspunsul nu ar trebui căutat într-un singur indicator.

Un workplace poate susține concentrarea, colaborarea, comunicarea, creativitatea, învățarea și conexiunea dintre oameni. Poate contribui la experiența angajaților, la cultura organizațională și la felul în care compania este percepută, dar valoarea reală apare atunci când aceste elemente sunt conectate cu nevoile concrete ale organizației. De aceea, proiectarea workplace-ului ar trebui să pornească de la obiective și comportamente, nu de la tendințe.

În loc să alegem un lounge doar pentru că este prezent în multe birouri moderne, ar trebui să ne întrebăm ce activități trebuie să susțină spațiul și de ce au nevoie oamenii pentru a le desfășura cât mai bine.
În loc să păstrăm configurații fixe doar pentru că așa am fost obișnuiți să organizăm birourile, merită să analizăm cum poate fi adaptat spațiul la schimbările din activitatea echipelor.
Iar în loc să amenajăm o zonă outdoor doar pentru că este în tendințe, ar trebui să înțelegem ce valoare aduce accesul la exterior și în ce contexte poate contribui la o experiență de lucru mai bună.

Ce rămâne după această conversație?

Poate cea mai importantă concluzie a întâlnirii nu este o soluție concretă de design, ci nevoia de a pune întrebări mai bune înainte de a proiecta.

Un workplace relevant nu este cel care adună cele mai multe facilități, cele mai spectaculoase produse sau cele mai noi tendințe. Este cel care înțelege oamenii și organizația pentru care este creat.

Din perspectiva GreenForest, asta înseamnă să privim proiectarea unui workplace ca pe un proces care leagă mai multe lucruri: workplace knowledge, design, produse și implementare, de la înțelegerea activităților și a obiectivelor organizației până la felul în care spațiul este folosit în realitate. Pentru că, în final, great design nu este scopul final. El este punctul de plecare pentru o experiență mai bună la locul de muncă, pentru un mod de lucru mai bun și, în cele din urmă, pentru valoare în business.